In diesem Menüpunkt können Sie Aufträge eingeben, die zuerst in ein Paket gelangen. Diese Pakete können - in Abhängigkeit von der Art des Auftrags - sogar mehr als einen Auftrag enthalten. Sie können auf einmal mehrere Pakete unterschreiben und zusenden; so wird die Verwaltung von mehreren Aufträgen erleichtert.
Die Aufträge, die die gleichen Titelkopfdateien haben, bilden ein Auftragspaket. Zu den Titelkopfdateien gehören das geplante Datum der Zusendung, die Qualifizierung, die Nummer des zu belastenden Kontos und die Art des Auftrags.
Vorbereitung des Auftragspakets - Eintragung eines neuen Auftrags
Wenn Sie im oberen Teil des Bildschirms auf den "Aufträge" Menüpunkt klicken, erscheinen auf der linken Seite in dem "Neuer Auftrag" Submenüpunkt die einzelnen wählbaren Auftragsarten. Klicken Sie auf die gewünschte Auftragsart!
Jetzt erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms das Formular des gewählten Auftrags. Wenn Sie eine Auftragsschablone schon früher erstellt haben, kann Ihnen der "Schablone" Button, der sich im unteren Teil der Seite befindet, bei der Ausfüllung der Formulare behilflich sein.
Auf diesen Button klickend können Sie von der erscheinenden Tabelle den Inhalt der entsprechenden Schablone auswählen. Nach der Ausfüllung des Auftrags klicken Sie auf den "OK" Button. Jetzt wird der Auftrag kontrolliert. Wenn das System einen Fehler in der Form oder im Inhalt des Auftrags findet, erscheint über dem Formular eine Tabelle mit der Liste der Fehler; aufgrund dieser Liste können Sie die Fehler korrigieren.
Wenn die Dateien richtig sind, wird der Auftrag gespeichert. Im Fenster erscheint eine Nachricht darüber, welcher Auftrag welchem Paket zugeordnet worden ist.
Wenn es noch kein entsprechendes Paket gibt, wird es den Titelkopfdateien des Auftrags entsprechend generiert. Auf den Button unter der Nachricht klickend erscheint erneut ein leeres Formular, worauf Sie einen neuen Auftrag eingeben können.
Liste der Aufträge
Nach der Vorbereitung der Auftragspakete besteht die Möglichkeit, diese anzusehen, zu modifizieren, eventuell zu löschen. Auch das Datum der geplanten Paketversendung kann modifiziert werden. Die Auftragspakete müssen vor Zusendung an die Bank unterschrieben werden. Wenn Sie auch über ein installiertes Spectra Kundenprogramm verfügen, können Sie die erstellten Aufträge in einem "gemeinsamen Ort" speichern, so werden diese auch für das von Ihnen gebrauchte, installierte Spectra Programm erreichbar sein. Die Auftragspakete müssen an die Bank zugeschickt werden. All diese Operationen können Sie in dem "Verwaltung der Aufträge" Menüpunkt tätigen.
Wählen Sie den "Aufträge" Menüpunkt im oberen Teil des Bildschirms! In dem erscheinenden Submenü klicken Sie auf den "vorbereitete Aufträge" Menüpunkt; jetzt erscheint die Tabelle mit der Liste der vorbereiteten Aufträge bzw. werden die Funktionen erreichbar, die die Verwaltung der Pakete ermöglichen.
Sie können die Liste der vorbereiteten Aufträge durch die "Liste der Auftragspakete" Funktion abfragen.
In der ersten Säule zeigt ein "Feder" Symbol, wenn das Paket schon unterschrieben worden ist. Die kleinen Linien neben dem Feder Symbol zeigen, wie viele Unterschriften es auf dem Paket gibt.
Ein Paket kann höchstens vier Unterschriften haben. In der zweiten Säule zeigt ein ,x', wenn das Paket in einem gemeinsamen Ort gespeichert worden ist. In der dritten Säule befindet sich der Identifikationskode des Pakets, in der vierten Säule ist die Art des Pakets angegeben und in der fünften Säule steht die Anzahl der Aufträge im Paket. In der sechsten Säule ist das geplante Datum der Zusendung zu sehen und die letzte Säule beinhaltet die Nummer des zu belastenden Kontos - wenn es ein solches Konto im Falle der gegebenen Auftragsart gibt.
Bevor der Benutzung der Funktionen auf der linken Seite müssen Sie das Paket auswählen, auf dem Sie die gegebene Operation tätigen möchten. Dazu klicken Sie bitte an die Zeile des entsprechenden Pakets! Nach der Auswahl des Pakets kann man die Operation durch die Auswahl der entsprechenden Funktion tätigen. Über die Änderung des Datums des Pakets, über die Unterschrift des Pakets und über die Zusendung des Pakets können Sie auf die Links klickend mehr erfahren.
Sie können die "Unterschrift des Pakets" und die "Zusendung des Pakets" Funktionen auch ohne vorherige Auswahl eines Pakets benutzen.
Auftragspaketsbetrachtung
Auf das "Paket ansehen" Menü klickend kann das ausgewählte Auftragspaket angesehen werden.
Wenn es im Paket nur einen Auftrag gibt, erscheint sofort der Auftrag. Im Falle von Paketen, die mehrere Aufträge enthalten, werden Sie zuerst die Dateien des Pakets und darunter die Liste der Aufträge im Paket sehen. Klicken Sie auf die gewünschte Zeile in dieser Liste, und die Detaillierung des gegebenen Postens erscheint unter der Liste. Wenn das Paket unterschrieben worden ist, erscheint auch die Liste der Unterschreiber.
Modifizierung des Auftragspakets
Im Falle der Pakete mit mehreren Aufträgen erscheinen die Dateien des Pakets und diese können modifiziert werden. Darunter können Sie die Liste der Aufträge in einer Liste sehen. Wenn Sie auf den Auftrag klicken, den Sie modifizieren möchten, kommt die Tabelle fort und erscheint der ausgewählte Auftrag. Auf den "Posten löschen" Button klickend wird der Auftrag gelöscht.
Wenn wir die Titelkopfdateien des Auftrags modifizieren, kann der Auftrag in ein anderes Paket gelangen, oder wenn es kein entsprechendes Paket gibt, das den Titelkopfdateien entspricht, wird ein neues Paket generiert und man erhält eine Nachricht darüber nach der Modifizierung. Wenn es im Paket nur einen Auftrag gibt, erscheint sofort der Auftrag und die Dateien können sofort modifiziert werden.
Nach dem Klicken auf den "OK" Button kontrolliert das System die Form und den Inhalt des Auftrags erneut. Wenn es einen Fehler gegeben ist, erscheint die Liste des Fehlers oder der Fehler, und sie können jetzt korrigiert werden. Wenn es keinen Fehler gibt, erscheint entweder eine der obigen Nachrichten oder sofort die Liste der Aufträge. Aus dieser Operation darf man nur durch den "OK" oder den "Abbruch" Button austreten!
In anderen Fällen können Sie das Paket nicht benutzen, solange Sie sich nach der Ausmeldung wieder in das System nicht angemeldet haben. Man darf auf andere Menüpunkte, Links, usw. nicht klicken.
Das Löschen des Auftragspakets
Das Löschen des Auftragspakets bedeutet das Löschen aller Aufträge im Paket. Markieren Sie den gewünschten Auftrag und antworten Sie mit "ja" auf die Genehmigungsfrage! Das Löschen des Pakets ist endgültig, das Paket kann nicht mehr hervorgerufen werden!
Unterschrift des Auftragspakets
Die vorbereiteten Auftragspakete müssen vor ihrer Zusendung an die Bank unterschrieben werden.
Die Funktion zur Unterschrift der Pakete befindet sich in dem "Vorbereitete Aufträge" Menü.
Darauf klickend erscheint die Liste der von Ihnen unterschreibbaren Auftragspakete in einer Tabelle. Diese Pakete kann während dieser Zeit niemand modifizieren. Auf den "Ansehen" Button in der letzten Säule der Tabelle klickend können Sie in einem abgesonderten Fenster den eingegebenen Auftragspaket ansehen.
Es besteht die Möglichkeit, auf einmal mehrere Pakete zu unterschreiben. Auf die Pakete klickend markieren Sie bitte die Auftragspakete, die Sie unterschreiben möchten, geben Sie die zur Beglaubigung nötigen Informationen ein und klicken Sie auf den "OK" Button! Wenn die Unterschrift der Pakete nicht gelungen ist (z.B. wenn der Token-Kode oder das SMS-Passwort fehlerhaft ist) erscheint eine Nachricht über den Fehler.
Das unterschriebene Paket kann nicht mehr modifiziert werden und nur ein unterschriebenes Paket kann an die Bank gesandt werden.
Aus dieser Operation darf man nur durch den "OK" oder den "Abbruch" Button austreten! In anderen Fällen können Sie mit den Paketen in der Liste keine weiteren Operationen tätigen, solange Sie sich nach der Ausmeldung wieder in das System nicht anmelden. Also man darf auf andere Menüpunkte, Links, usw. nicht klicken.
Versendung des Auftragspakets
Die Funktion zur Versendung der Pakete befindet sich in dem "vorbereitete Aufträge" Menü. Darauf klickend erscheint die Liste der sendbaren Auftragspakete in einer Liste. Hier sehen Sie die Auftragspakete, die schon unterschrieben worden sind und können schon an die Bank versendet werden. Auf den Button in der letzten Säule der Tabelle klickend können Sie in einem abgesonderten Fenster das gegebenen Paket ansehen.
Markieren Sie bitte die Auftragspakete, die Sie versenden möchten und klicken Sie auf den "OK" Button! Wenn die Bank alle Aufträge des Pakets akzeptiert hat, erscheint eine Bestätigungsnachricht und das Paket wird von der Liste der vorbereiteten Aufträge gelöscht. Man kann weitere Informationen über die versandten Aufträge unter dem "Versandte Auftragspakete" Menüpunkt finden.
Wenn es im versandten Paket Aufträge gibt, die die Bank nicht akzeptiert hat, erscheint eine Nachricht, die die Liste der abgelehnten Aufträge und die Ursache der Ablehnung enthält.
In diesem Fall bleibt das gegebene Paket weiterhin in der Liste der Aufträge.
Es kann vorkommen, dass die Verbindung mit der Bank während der Versendung abbricht. In diesem Fall überprüft die Applikation den Zustand der fraglichen Auftragspakete. Wenn die Versendung nicht erfolgreich gewesen ist, erscheinen die Pakete in der Liste der vorbereiteten Aufträge. Wenn die Versendung erfolgreich gewesen ist, finden Sie Informationen unter dem "Versandte Aufträge" Menüpunkt. Wenn es nicht gelungen ist zu klären, was passiert ist, erhalten Sie eine Nachricht über die weiteren Aufgaben.
Änderung des Datums des Auftragspakets
Es besteht die Möglichkeit, das geplante Versanddatum des vorbereiteten Auftragspakets zu ändern.
Die Funktion zur Änderung des Versanddatums der Pakete befindet sich in dem "Vorbereitete Aufträge" Menü. Markieren Sie in der Liste der Aufträge das gewünschte Paket und klicken Sie auf die vorher erwähnte Funktion. Jetzt erscheint die Detaillierung des gewählten Pakets mit dem geplanten Datum der Versendung, das jetzt modifiziert werden kann. Im Falle eines fehlerhaften oder nicht realen Datums erscheint eine Nachricht, die sich auf den Charakter des Fehlers bezieht. Wenn das Datum richtig eingegeben worden ist, ändern sich der Identifikationskode des Pakets und das geplante Datum der Versendung in allen Aufträgen des Pakets gemäß der Modifizierung. Das Datum der Eingabe des Pakets ändert sich nicht.
Zusendung der Aufträge in ein Kundenprogramm und ihre Übernahme von einem Kundenprogramm
Es besteht die Möglichkeit, dass die Kunden, die das installierte Spectra Kundenprogramm und die SpectraNet Dienstleistung benutzen, ihre Aufträge aus beiden Programmen verwalten. Für diesen Zweck gibt es einen gemeinsamen Ort, wo Auftragspakete aus beiden Programmen gespeichert werden können bzw. wovon beide Programme Auftragspakete übernehmen können.
Wenn Sie das Auftragspaket in diesem gemeinsamen Ort speichern möchten, klicken Sie auf der linken Seite des Bildschirms auf den "Vorbereitete Aufträge" Menüpunkt und dann auf den "Im gemeinsamen Ort speichern" Submenüpunkt.
Nach dieser Operation wird die Zeile des gegebenen Pakets grau und ein 'x' erscheint in der zweiten Säule.
Wenn die Auftragspakete im gemeinsamen Ort gespeichert werden, bleiben die Unterschriften auf den einzelnen Aufträgen unverändert und das Paket kann aus beiden Programmen - aus dem installierten Kundenprogramm, oder aus SpectraNet - an die Bank gesandt werden.
Wenn Sie aus der Liste der Auftragspakete ein im gemeinsamen Ort gespeichertes Auftragspaket auswählen, erscheint unter der Tabelle der "Übernehmen" Button. Darauf klickend wird das Auftragspaket im Weiteren vom SpectraNet Programm verwaltet. Um die Pakete im SpectraNet System verwalten zu können, müssen Sie alle im gemeinsamen Ort gespeicherten Pakete übernehmen.
Export des Auftragspakets
Sie haben die Möglichkeit, das schon vorbereitete Auftragspaket zu exportieren. Nach der Auswahl des zu exportierenden Pakets klicken Sie auf den "Paket exportieren" Menüpunkt!
Jetzt erscheint neben dem Menüpunkt ein kleines Fenster, das die zu der gegebenen Auftragsart anwendbaren Exportformate enthält. Durch die Auswahl des entsprechenden Formats können die Auftragspakete exportiert werden, worüber Sie hier mehr lesen können.
Das System löscht das Paket nach dem Exportieren nicht. Wenn Sie das exportierte Paket im Späteren nicht mehr benötigen, müssen Sie es durch die "Paket löschen" Funktion manual löschen.
Import des Auftragspakets
Wenn Sie Ihre Aufträge aus einem externen System übernehmen möchten, haben Sie die Möglichkeit, diese Aufträge in das SpectraNet System zu importieren. Dazu müssen Sie die "Paket importieren" Funktion benutzen, die Sie im "Vorbereitete Aufträge" Menü finden werden.
Um die Aufträge importieren zu können, müssen Sie zuerst den zu importierenden File auswählen. Dazu geben Sie den Zugriffspfad und dessen Namen in das Feld des zu importierenden Files ein, oder wählen Sie ihn mit Hilfe des Buttons daneben.
Das SpectraNet System stellt das Format der Files aufgrund deren Extension fest. Wenn Sie einen File mit einer Extension wählen, die das System nicht kennt, erhalten Sie darüber eine Warnungsnachricht. Wenn Sie einen File mit entsprechender Extension auswählen, bestimmt das System selbst das Format des Files. Sie Können den Import durch das Klicken auf den "OK" Button starten.
Wenn der Import des Pakets erfolgreich war, erhalten Sie darüber eine entsprechende Nachricht. Wenn es während des Imports einen Fehler gegeben ist, finden Sie auf der erscheinenden Seite eine Liste über die fehlerhaften Posten. Wenn es unter den zu importierenden Posten sogar einen fehlerhaften Posten gibt, lehnt das System den ganzen zu importierenden File ab.
Das SpectraNet verwaltet zurzeit die folgenden File-Formate bzw. Extensions:
Import-Formate
Das System löscht den File nach dem Import nicht. Wenn Sie den importierten File im Späteren nicht mehr benötigen, müssen Sie ihn manual löschen.